Omat ja yhdistyksen rahat

Yhdistystoiminta on tärkeä osa monien meistä elämää, olipa kyseessä sitten pieni harrastusporukka tai laajempi järjestö. Hevosalalla on monenlaisia yhdistyksiä harrastuskerhoista lajiyhdistyksiin, jalostukseen ja kilpailemiseen liittyen. Keskeinen, vaikka ehkä hieman tylsä, osa yhdistystoiminnan hallintaa on taloudenhoito, joka usein aliarvioidaan erityisesti pienemmissä yhdistyksissä. Tässä kirjoituksessa keskityn yhteen olennaiseen periaatteeseen: miksi on tärkeää pitää yhdistyksen ja henkilökohtaiset rahat erillään.
 
Alkuun voi tuntua helpolta ja vaivattomalta hoitaa yhdistyksen rahaliikennettä oman henkilökohtaisen pankkitilin kautta. Alkuinnostuksessa ihmisillä on hyvät välit, jaksamista ja samansuuntaiset ajatukset toiminnan tulevaisuudesta. Elämä on kuitenkin yllätyksiä täynnä ja on melko luonnollista, että yhdistyksen toimintakaari on paljon pidempi kuin siihen osallistuvien yksittäisten ihmisten luottamustoimet. Jos yhdistyksessä tapahtuu henkilövaihdoksia tai erimielisyyksiä, voi oman tilin käyttö johtaa suuriin ongelmiin. Henkilökohtaisen ja yhdistyksen talouden sekoittuminen voi aiheuttaa sekaannusta ja epäluottamusta jäsenten keskuudessa.
 
Vaikka pankit saattavat veloittaa enemmän niin kutsutuista yritystilistä, on yhdistystilin perustaminen ehdottomasti paras vaihtoehto. Yhdistystilin käyttö tuo selkeyttä ja läpinäkyvyyttä talousasioihin, ja se on kaikille jäsenille näkyvissä. Tällöin kaikki rahaliikenne on jäljitettävissä, mikä on erityisen tärkeää mahdollisten tarkastusten ja selvitysten yhteydessä.
 
Yhdistyksen taloudenhoito vaatii huolellisuutta. Jokaisesta ostoksesta tulee säilyttää kuitti. Isommista hankinnoista tulee lisäksi olla maininta yhdistyksen hallituksen pöytäkirjassa. Tämä ei ainoastaan helpota kirjanpidon pitämistä, vaan myös varmistaa, että kaikki menot ovat läpinäkyviä ja hyväksyttyjä. 
 
Hyvän käytännön mukaista on myös se, että yhdistyksessä kaikki rahaliikenne kulkee useamman kuin yhden henkilön kautta. Kirjanpidossa tositteet pitää numeroida ja jokaiseen menoon ja myös tuloon on löydyttävä selite. Käytännöt on syytä selvittää, ja vaikka niiden noudattaminen voi tuntua työläältä, on asioiden setviminen jälkikäteen paljon työläämpää. Nykyisin on tarjolla erinomaisia sähköisiä järjestelmiä kuittien säilyttämiseen ja kirjanpidon oikeaoppiseen hoitamiseen, joten fyysiset välimatkat tai säilytystilan puute eivät ole syitä hoitaa asioita vähän sinne päin.  
 
Pieni asia, joka usein unohtuu, on se, että henkilökohtaisia bonuskortteja tai etuja ei saa käyttää yhdistyksen ostoksissa. Tämä voi vaikuttaa pieneltä seikalta, mutta on olennainen yhdistyksen eettisten periaatteiden ja läpinäkyvyyden kannalta. Lisäksi toiselle (esim. yhdistykselle) tehdyistä ostoista kertyvät bonukset ovat periaatteessa verotettavaa tuloa saajalle. 
 
Vaikka pienissä yhdistyksissä talousasioiden tarkka hoito voi tuntua jopa turhalta, on tärkeää noudattaa hyviä käytäntöjä alusta alkaen. Yhdistystilin käyttö, huolellinen kirjanpito ja henkilökohtaisten etujen välttäminen ovat perusasioita, jotka takaavat sujuvan ja läpinäkyvän toiminnan. Näin yhdistys voi keskittyä pääasiaansa – hevosiin liittyvään toimintaan! 

Jaa artikkeli